Вы не можете решить проблему,

пока не признаете, что она у вас есть.

Харви Маккей

Имеем то, что имеем?

Проблемы функционирования автоматизированных систем управленческого учета

Сергей КОНОВАЛОВ,

частный предприниматель

Если следовать современному определению управленческого учета, его автоматизация — это информационная система, не более того. Как вы относитесь к автомобилю с автоматической коробкой передач, экономайзером и GPS-навигатором? Нравится вам или нет, но это очевидный прогресс. Что же касается автоматизации управления предприятием, пока нет качественного роста — все остановилось на информационной системе с элементами подсказок, не более. А прогресс возможен, да еще какой!

ООС против ПОС

Уважаемые читатели, те из вас, кому известны данные аббревиатуры, могут пропустить эту часть статьи. Остальным настоятельно рекомендую ознакомиться с понятием обратной связи. Начнем с эксперимента: завяжите себе глаза, возьмите молоток и попробуйте забить гвоздь. Даже не стали пробовать? Правильно, потому что, не имея возможности видеть, мы становимся беспомощными. Зрение, слух, обоняние, осязание передают сигналы в мозг. Мы действуем (видим, слышим, чувствуем), в результате чего мир меняется. Это сигналы обратной связи, благодаря которым мы используем свои физические и психологические способности. Но если они не поступают вовремя, их наличие не имеет значения. Возьмите слабенький компьютер и подключите WEB-камеру: изображение на экране порядочно отстает по времени от ваших реальных движений. Направьте камеру на гвоздь и устремите взгляд на экран, если вы оптимист, начинайте забивать гвоздь. Наличие сигналов обратной связи даже при достаточной скорости поступления тоже мало что дает, если на них не вовремя поступают ответные действия. Классический пример — езда на велосипеде. Можно окончить университет физкультуры, но и это ничего не даст. Пока сами не прочувствуете и не выработаете навыки — не поедете.

Вот теперь-то самое время поговорить о том, что обратная связь бывает отрицательной и положительной. Отрицательная обратная связь (ООС) — это ответная компенсация отклонения. Ответ «минусом» на «плюс». Видим, что уходим вправо, тогда довернем влево, и наоборот. Например, пружина: сжимаешь ее — она старается распрямиться, растягиваешь — пытается сжаться. Положительная обратная связь (ПОС) ведет себя наоборот: если уходим вправо, довернем вправо, если влево, то влево. Поднесите микрофон, подключенный к усилителю, к звуковым колонкам! Загудело? Это заработала ПОС. ООС при достаточной скорости поступления информации и нормальной скорости реагирования позволяет стабилизировать систему, подавая управляющие воздействия, направленные на компенсацию отклонений. А вот ПОС дестабилизирует систему даже при малейших воздействиях на нее (систему) извне, заставляя ее отклоняться все больше и больше. Например, паника. Один побежал, закричал, другие подхватили и уже никто не может остановиться и опомниться, так как все «заводят» друг друга.

Интересно, почему одни лучше управляют предприятием, а другие хуже? Кибернетика как наука об управлении говорит, что любая общественная, техническая, экономическая или иная система нежизнеспособна без обратных связей, но при этом подчиняется правилу перерегулирования. Упрощенно можно сказать, что почти невозможно за короткое время рассчитать точную ответную реакцию на неожиданное воздействие извне и, чтобы компенсировать «нападение», ответ всегда будет слишком сильным. Предлагаем вернуться к примеру с пружиной, с помощью которого мы пытались показать, как работает система с ООС, и повесить на пружину груз. Данная система может находиться в состоянии покоя, а вот пружина не может учитывать инерцию и реагирует только на вес груза: стоит его толкнуть, и он начинает раскачиваться. Если бы пружина обладала мгновенным интеллектом и предусмотрела момент инерции груза, колебаний не было бы.

Подытожив, можно сказать, что вся наша жизнь окружена ООС, ПОС и неизбежным перерегулированием. Примером этому являются процессы, происходящие с мировой экономикой сегодня. Рыночная экономика — пример ПОС: чем больше рост, тем больше инвестиций, и наоборот. По определению такая система не может быть стабильной. А вот плановая экономика — это уже пример ООС — стремление к стабильности. Но поскольку скорость обратной связи — это проблема при управлении государством, то будет работать перерегулирование (а это опять же волнообразные колебания «подъем — спад») или чрезвычайно медленный рост экономики.

Сладкие грезы и суровая реальность

Исходя из всего вышеописанного, вы понимаете, что без обратной связи управлять невозможно, поэтому перейдем от обобщенных примеров непосредственно к управлению предприятием. Классическая модель управления предприятием подразумевает, что существуют субъект и объект управления, от субъекта идут управляющие воздействия, а от объекта — информация обратной связи. Поскольку речь идет об автоматизации управленческого учета, давайте разберемся, что же автоматизируется в этой модели?

Заменяются ли компьютерами управляющие воздействия; субъект управления? Нет, предприятие — не станок с ЧПУ, такая замена не проходит. Да и объект управления на своем месте. Для автоматизации остается только обработка информации в обратной связи, которая в большинстве представлена отчетами различного вида. Однако с ними возникает проблема. Хорошо, если все документы вводятся в программу учета вовремя и с достоверными данными, а если сотрудники делают это не вовремя или допускают ошибки? Еще хуже, когда данные искажаются преднамеренно. Например, чтобы скрыть отставание в выпуске деталей, показывают, что они готовы, надеясь наверстать упущенное в ближайшем будущем. Как быть тогда? Практически все без исключения программные системы управленческого учета подразумевают, что информация, которой их «кормят», достоверна. Иначе никто ничего не гарантирует! Но в реальном мире без ошибок не бывает. Пока люди являются частью цепочки обратной связи, надеяться на достоверность информации не стоит — нужно информацию перепроверять, используя при этом сравнение различных отчетов и показателей. Однако проверка занимает большое количество времени. Как результат, предлагаем вспомнить правило перерегулирования. Какую бы дорогую программу управленческого учета вы бы ни купили — она эффективна только (!) при 100% достоверности информации. К сожалению, в реальности такого не бывает. Вот и получается, что самая мудреная программа управленческого учета зависит от достоверности информации и запросто может ввести вас в заблуждение, потому как использует недостоверные данные.

Существует ли решение?

Вернемся к теории управления и обратным связям. Любое предприятие состоит из

начальников (субъект управления) и подчиненных. Последние выполняют какую-то работу, а значит, по отношению к бизнесу они также являются субъектом управления, но уровнем ниже, и здесь также имеются обратные связи, самая существенная из которых — зарплата. Не будем вдаваться в вопросы стимулирования работников, хотя это также является предметом развития автоматизации. Рассмотрим зарплату с иной стороны.

Зарплата как средство обратной связи действует один раз в месяц, аванс не учитываем — он фиксированный и от результатов работы не зависит. Нечего сказать, скорость обратной связи невысокая. Посмотрим, что делают господа капиталисты в развитых странах — они платят зарплату понедельно. Надеюсь, вы понимаете, почему так происходит? Зарплата — объект пристального внимания каждого работника на любом предприятии. Можно ли использовать этот факт для повышения достоверности информации обратной связи в управленческом учете? Конечно можно! Достоверность информации в некоторых случаях позволит формализовать и алгоритмизировать решение проблем управления. А это является прямым путем к автоматизации принятия управленческих решений и прогрессом по сравнению с отчетностью.

Доверяй, но проверяй?

«Нельзя назвать человека мудрым, если он говорит мудрые вещи», — так учил Эпиктет. Следовательно, боремся за достоверность информации в обратной связи как за основу прогресса в автоматизации управления предприятием. Очевидно, что в автоматизации управленческого учета нужно ожидать развитие организационно-программных средств контроля достоверности информации. Впрочем, первое, что приходит в голову — это «неавтоматизированные» методы в виде штрафов за несвоевременную или искаженную информацию (подробнее об ответственности за выполнение регламентов управленческого учета см. в № 6’2008, стр. 30). Но давайте сосредоточимся на программных средствах решения данной проблемы. Тем более что организационные вопросы вы вполне можете решить и без настоящей статьи, а вот некоторые приемы организации проверки информации в программах управленческого учета для вас могут стать новостью, и этот путь развития зависит больше от вас — программисты тут вам не помощники.

Чтобы понять принцип проверки достоверности информации на основе обратной связи в виде зарплаты, рассмотрим простой пример. Существует некое производство, в котором рабочие получают сдельную оплату. Руководитель желает держать руку «на пульсе», поэтому внедряет следующую схему — в программу учета можно вводить только выполненные наряды, что позволяет учесть списание материалов, зафиксировать появление деталей на производственном участке и начислить зарплату. Никаких других способов оприходовать детали или начислить оплату за сделанную работу нет. В конце дня бригадир получает распечатку, в которой указано, кто и какое количество работы выполнил и сколько зарплаты начислено персонально. Попробуйте что-либо забыть ввести или ввести лишнее. Это будет обнародовано в тот же день и вызовет ответную реакцию. Такая схема была опробована в частной мебельной мастерской, выпускающей довольно большой объем продукции. Хотелось бы обратить ваше внимание на то, что приведенный пример не является революционным открытием — любая рациональная система управления подразумевает, что регистрация информации должна производиться на основе первичных документов, а остальные данные уже порождаются на основе этой первичной информации. Так что приходование деталей на склад специально изобретенным документом, как это обычно и делается, а не на основе закрытых нарядов, является показателем нежелания руководства иметь достоверную информацию.

Еще один пример касается торговли, но подойдет и для учета на любом складе. Напомню, что мы рассматриваем принцип повышения достоверности информации в управленческом учете, используя обратную связь в виде зарплаты. Для торговли не является новостью тот факт, что продавец — материально ответственное лицо, а значит за недостачу платит из своих «кровных». Казалось бы, все просто, но торговля породила столько изощренных схем, что и тут следует быть начеку. Во-первых, чтобы торговля шла успешно, нужно платить продавцам с учетом объема продаж. Во-вторых, в программе управленческого учета должен быть документ по продаже в рознице, который бы списывал проданный товар и одновременно приходовал деньги в кассу. В-третьих, должен быть инвентаризационный документ, который бы имел две колонки — «факт» и «по документам». После проведения данного документа вся недостача (сверх нормы естественной убыли) относится на зарплату проверяемого продавца, а излишки приходуются на место учета. В-четвертых, если в магазине имеются выплаты из кассы, следует ввести бюджетный контроль при проведении расходных кассовых ордеров (подробнее об автоматизации бюджетного контроля см. в № 11’2009, стр. 58. — Ред.). Программа позволяет видеть расчетный остаток по кассе в любой момент, и если все документы вводятся вовремя, остается пересчитать остаток наличности. Впрочем, не все действующие лица здесь учтены, чтобы информация была достоверной. Мы упустили покупателя. Дело в том, что продавец может декларировать покупателю одну скидку (кто сейчас торгует без скидок?), а провести в учете большую скидку, разница — в карман. Даже при введении персонального учета скидок с помощью бонусных карточек и проставлении скидок автоматически, без участия продавца, можно подставить вместо реального покупателя кого-либо из базы клиентов, который имеет большую скидку. Разница, как вы понимаете, опять же в карман. Можно отправлять СМС с суммой покупки и размером скидки на мобильный телефон покупателя. Одна из торговых сетей, к слову, так и делает — бонусную карточку и скидку не получишь, пока не зарегистрируешь свой номер мобильного. Все, что описано выше — это проверенные схемы контроля, которые опробованы в реально действующих фирмах, жаль только, что формат статьи не позволяет написать подробнее. Однако существует уверенность, что тот, кто понял схему и принцип, сам сообразит, как можно применить полученные знания.

И напоследок. С большой долей вероятности могу сказать, что если у вас имеется программа управленческого контроля, о дополнительных обратных связях, повышающих достоверность информации, говорить не приходится. На многих предприятиях внимание к данной проблеме второстепенное — это беда современного руководства, а также большинства разработок автоматизированных систем. Дело тут не в стоимости программных продуктов. Это философия разработчиков. Проблема проверки достоверности информации в обратной связи, как вы убедились, не так просто решается, а еще труднее — внедряется в реальные предприятия, так как больше вызывает раздражение руководства, чем понимание проблемы. Поэтому разработчики чаще всего, затрагивают культуру учета, ответственность сотрудников и т. д. Как говорится: «А воз и ныне там!» Стоит ли вообще забираться в эти дебри с ООСами и ПОСами? Ответ на данный вопрос достаточно тривиален. Скажите, вам очень важно, когда заходите через дверь, двигаться строго посередине дверного проема? Или после корпоративной вечеринки попасть ключом в замочную скважину именно с первого раза? Ведь важно выполнение действия, не так ли? Не совсем так. Мы спокойно можем идти по дорожке шириной полметра, задумавшись о превратностях судьбы. Но поднимите эту дорожку на высоту сто метров! Как насчет того, чтобы сдвинуться с места? Вывод — важна не сама точность, а цена промаха! Назовем это «принципом допустимого промаха», который мы будем помнить, раздумывая о важности правильного применения ООС и ПОС.

Итак, на основании принципа допустимого промаха можно сказать, что прогресс в управлении и учете зависит от допустимых потерь. Пока не было кризиса, доходы были велики, расходы не тревожили и потери толком никто не считал. Ситуация изменилась, многим пора увидеть суть проблемы и, как результат, улучшать свою систему управленческого учета.