Логистика для бизнес-логики
или что предложить малому торговому бизнесу
Сергей КОНОВАЛОВ
Современные технологии организации бизнеса все более активно применяются для повышения эффективности своей деятельности крупными компаниями. А вот среди владельцев небольших торговых предприятий до сих пор бытует мнение, что все эти «модные штучки» слишком сложны и дороги. Да и специалисты, занимающиеся их разработкой и внедрением, не всегда понимают, что, а главное – как можно предложить небольшой розничной или оптово-розничной фирме.
При попытке применить в своей деятельности, например, что-то из элементов логистики мелкие предприниматели сталкиваются с целым рядом проблем, главные из которых:
идеологическое отставание,
непонимание терминов и отсутствие популяризаторов,
незнание принципов отбора и использования необходимых технологий,
неготовность совмещать новые технологии с организацией труда.
Давайте кратко обсудим эти проблемы с целью определения принципов их решения.
Идеологическое отставание
Известно, что Первый Европейский Конгресс по логистике, проходивший в Берлине в 1974 г., дал следующее определение: «Логистика – наука о планировании, управлении и контроле движения материальных, информационных и финансовых ресурсов в различных системах». За фасадом этой науки стоит столько различных дисциплин, что даже их постое перечисление для многих составит проблему. Это и неудивительно, ведь логистика вышла из недр военного комплекса, так что ее отчасти можно считать оружием. Причем дорогим оружием, а таковое не бывает неэффективным.
Станет ли голодный человек, получив в руки винтовку, продолжать бегать за зайцем с луком и стрелами? Хотя… Это напоминает поведение американских индейцев при первых встречах с огнестрельным оружием – поначалу они даже прикоснуться к ружьям боялись. Как-то неудобно сравнивать с ними наших предпринимателей, занимающихся торговлей, но если речь идет об отношении к логистике, то сравнение это довольно точное!
Но если продолжать исторические аналогии, то можно вспомнить, что, борясь за выживание, индейцы быстро сообразили, что колонизаторы – не боги, а огнестрельное оружие имеет массу преимуществ. Вспомните, как они потом великолепно стреляли! Понятно, что при этом племена аборигенов автоматически включились в цепочку поставок оружия и боеприпасов, точнее, стали зависимы от этих поставок. Но это их не остановило – уж слишком наглядны были преимущества нового оружия и слишком жестко стояли проблемы выживания.
Что-то похожее происходит сейчас с нашей торговлей. И вопрос в том, как долго будет сохраняться ситуация присматривания-выжидания. Наверное, до тех пор, пока рыночные условия не поставят небольшие компании на грань выживания. Кризис показал, что помощи им ждать не от кого. Многих пока спасает уклонение от налогов, но как только ближайшие конкуренты начнут пользоваться новым «оружием», тем, кто промедлил, придется уйти из бизнеса.
Чтобы лучше понимать причины затянувшегося выжидания, нужно вспомнить, в чем заключается разница между техническим и идеологическим отставанием. Техническое отставание – это когда человек не знает, как сделать то, что необходимо, а идеологическое – когда не понимает, зачем это делать вообще.
Большая часть предпринимателей уже «выросли» из тетрадочного учета и понимают, что надо развиваться. Но зачем так сложно? Зачем логистика? Зачем описывать бизнес-процессы? Какую пользу может принести бизнес-логика? Эти вопросы возникают из-за непонимания. А непонимание в немалой степени является результатом «туманности» описания новых технологий.
Наукообразность или популяризация, или О пользе объясненных терминов
Несмотря на множество разнообразных определений, трудно сформулировать коротко и четко, что такое логистика. Гораздо понятнее выражение «бизнес-логика». Как написал один специалист на профессиональном форуме, «это система взаимосвязей и взаимозависимостей бизнес-данных, поддерживаемая при реализации бизнес-правил». От себя добавлю: «…в ходе выполнения бизнес-процесса». Звучит довольно мудрено, не так ли?
Существует такая профессия, как инженер. По сути, это специалист, стоящий между ученым и рядовым работником, «переводящий» научные разработки на язык, понятный тем, кому они нужны. К сожалению, в советские времена в нашей стране к «прослойке» инженеров сложилось не самое лучшее отношение, и сегодня практически нет желающих оказаться в этой роли. Но суть вещей от этого не изменилась – люди, способные «увязать» науку с практикой, объяснить новейшие достижения доступным широким массам языком, по-прежнему необходимы. И давно замечено, что человек, отлично знающий свое дело, может объяснить суть любого процесса буквально «на пальцах», а тот, кто имеет слабую квалификацию, любит скрываться за сложной терминологией.
Не потому ли даже имеющие высшее образование предприниматели нередко вздрагивают от термина «бизнес-логика», что ожидают вслед за ним всепоглощающего потока супер-сложных терминов, а не полезной информации? А ведь все можно объяснить ясно и просто.
Бизнес-правила – это порядок действий при переработке информации, т.е. бизнес-данных. Соответственно, бизнес-логика – это термин ИТ-специалистов, обозначающий алгоритм или кусок программы для выполнения каких-то специфичных действий или вычислений над информацией, которые не поддаются обработке имеющимися стандартными средствами. Уже проще для понимания, не так ли?
Незнание новых технологий не освобождает от ответственности кормить семью
Древняя мудрость гласит: хочешь накормить живущих возле реки – научи их ловить рыбу. Что нужно, чтобы научить? – Объяснить основные принципы и показать основные приемы. Уже после этого можно надеяться, что у начинающего будет улов – пусть небольшой, но достаточный для того, чтобы не умереть с голоду.
А если случается так, что живущие у реки начинают получать рекламные письма о ловле рыбы? В них хорошо и подробно рассказывается о новом снаряжении, его особенностях и преимуществах, но ни слова не говорится о самом процессе рыбалки. Авторы, очевидно, надеются, что знания и опыт, как вообще ловить рыбу, придут по мере того, как люди будут покупать и применять снаряжение. И очень удивляются, что основная масса населения продолжает жить впроголодь.
Мы великая страна, все еще занимающая одно из первых мест по образованности и уровню культуры. Несмотря на трудные времена, большинство семей имеют компьютеры, так как родители понимают: надо, чтобы дети соответствовали современному уровню. Но когда речь идет об автоматизации учета, анализа и управления в малом торговом бизнесе (а это затрагивает огромный слой населения) и, тем более, об использовании логистических алгоритмов в этих компьютерах, ситуация достаточно парадоксальна. Образно говоря, мы голодаем возле кишащей рыбой реки, потому что нам никто не рассказывает об основных принципах и приемах рыбалки. Как обычно, сытый голодного не понимает.
О точности попадания в цель
Говорят, в переводе с греческого слово «грех» означает «не попасть в цель». Значит, все мы грешны, поскольку постоянно куда-то не попадаем или попадаем не в то время.
Но так ли уж важно, заходя в дверь, двигаться строго посередине дверного проема? Или после корпоративной вечеринки именно с первого раза попасть ключом в замочную скважину? В этих случаях важно выполнение действия, а не его точность. Но так бывает не всегда. Мы можем спокойно идти по дорожке шириной полметра, задумавшись о превратностях судьбы. Но легко ли будет сдвинуться с места, если эту дорожку поднять на высоту 100 м?
Значит, важна не сама точность, а цена промаха! Это первый принцип, который следует помнить, обсуждая тонкости компьютеризации учета и контроля. Назовем его принципом допустимого промаха, и в соответствии с ним из возможных вариантов решения проблемы всегда будем выбирать тот, который при минимальных сроках и затратах дает погрешность не больше допустимой.
И тогда бесполезно доказывать, что «метод вычисления казуальности поведения в поле антагонистического воздействия» дает лучшие результаты, но стоит «чуточку» дороже. Пусть он даже в десятки раз точнее, нам это ничего не даст, кроме дополнительных затрат. Причем не только денег, но и времени на обработку информации, и усилий, чтобы обеспечить необходимую точность вводимых данных, а также уровень подготовки и добросовестности сотрудников.
Что нужно для автоматизации
Если согласиться, что логистика подразумевает комплексный подход к управлению движением товаров от производителя до потребителя, то попытки разорвать эту цепочку, добавляя к слову «логистика» прилагательные «закупочная», «складская» и пр., выглядят странно. Но тут сколько авторов, столько и мнений. Причем все по-своему правы. Как и в определении целей этой самой логистики: то ли это «качество поставок», то ли «минимизация затрат», то ли – нечто среднее – «оптимизация поставок».
Впрочем, «помирить» эти понятия нетрудно. Если торговая фирма хочет, чтобы покупатели приходили к ней вновь и вновь, она заботится о качестве продаваемых товаров, а значит, при заключении договоров о поставках, несмотря на наличие посредников, присматривается к производителям – т.е. держит в поле зрения всю цепь. И при этом, естественно, стремится при перемещении и продаже товара получить как можно больше выгоды. Независимо от того, владеет ли эта фирма крупной международной торговой сетью или маленьким киоском в спальном районе, управлять своими товаропотоками ей необходимо. Т.е. ей никуда не деться от логистики.
Но здесь следует оставить в стороне логистику как науку и сосредоточиться на пользе, которую приносит ее практическое применение. Нет спору, что многие логистические решения наукоемки, а значит, дороги. Крупные фирмы оплачивают такие проекты, поскольку понимают, что вложения довольно быстро окупятся. Но торговля в стране представлена также бесконечным множеством малых и средних оптовых, оптово-розничных и розничных предприятий, которые уверены, что им современные технологии не по карману. Так ли это?
Чтобы не вдаваться в крайности, рассмотрим на примере компаний, имеющих несколько торговых точек в виде киосков или магазинов. У таких, как правило, учет на складе, а иногда и в продажах ведется уже не в тетрадке, а с помощью компьютерной программы. И бытует мнение, что если дать их руководителям миллионные бюджеты, некоторые из них наймут по сто тысяч работников с зарплатой не больше десятки, а другие – по сто работников с зарплатой в 10 тыс. Каждый будет по-своему прав, и каждый будет иметь свои проблемы.
Но сейчас появляется и новая категория руководителей, которые готовы потратить немалые средства не на оплату персонала, а на программу учета, бизнес-анализа и управления. Хотя понятие «немалые» далеко не одинаково для сетей, состоящих из нескольких десятков магазинов, и компаний, имеющих две-три небольшие торговые точки. И даже несмотря на то, что рынок предлагает множество разных систем и программ учета, в т.ч. с разной стоимостью, выбрать подходящее решение удается не каждому. В немалой степени потому, что противоречий при этом выборе возникает столько, что голова кругом идет.
Значительно сузить этот круг можно, если понять и принять «принцип 100% использования». Суть его состоит в том, что при выборе технологии нужно ориентироваться не на ее потенциальные свойства, а на степень готовности коллектива использовать все ее возможности. Изначально важно, чтобы коллектив и руководство были заинтересованы в появлении программы или системы, которую они будут эксплуатировать на все сто! Даже если при этом придется поменять организацию труда!
Далее, помня «принцип допустимого промаха», можно определиться и по цене. А после остается только понять, можно ли доверять заявлениям разработчиков о качестве их продуктов. Это непростая тема, о которой можно много писать. Но важнее всего помнить, что успех внедрения определяется не столько внутренним качеством программы, сколько уровнем квалификации и опытом внедренцев.
Кстати, ни в коем случае не стоит путать службы внедрения и сопровождения. Представители последней всегда находятся на территории фирмы и решают технические проблемы при использовании программного продукта. А вот внедренцы – это те, кто приезжает, чтобы решают весь комплекс вопросов, от организационных моментов и обучения до советов по конкретному использованию функционала системы. И прежде, чем принять решение о покупке ПО, обязательно нужно побеседовать с ними и убедиться, что они правильно понимают все ваши проблемы и задачи. И что в системе, кроме учета и отчетности, предусмотрены средства для бизнес-анализа – иначе о какой логистике может идти речь!
Итак, что же нужно для того, чтобы небольшие торговые предприятия начали внедрять современные технологии управления? – Прежде всего, их внутренняя готовность. Т.е. осознание цели, наличие средств, пусть даже малых, а также достаточная информированность руководства и владельцев бизнеса о возможностях и преимуществах управленческого учета и логистики. И самое главное – понимание, где прибыль от всех усилий и затрат.
Автоматизация или компьютеризация?
Термин «автоматизация» больше относится к области контроля и управления. Если понимать логистику как средство оптимизации движения потоков денег, товаров и информации, то правильнее говорить о ее автоматизации. Но если речь идет об алгоритмах и программах, которые заменяют труд некоторых работников, то вполне уместен и термин «компьютеризация».
Лет десять назад выходцы из советской номенклатуры по привычке называли этот процесс «механизацией». И именно на «электронной механизации труда» стоит остановиться подробнее, потому что об автоматизации в логистике хоть и нечасто, но говорят, а вот о компьютеризации (в понятии «механизации») – практически никогда.
Если правильно определена бизнес-логика, то некоторые решения по логистике программа или система может принимать самостоятельно, заменяя работников (конечно, при этом нужно помнить о «принципе допустимого промаха»!) Это можно показать на реальных примерах из жизни розничного торгового предприятия.
В каждом из них товаровед (завмаг, опытный продавец) – очень нужный и уважаемый человек. Именно он решает, сколько и какого товара заказать и куда направить. С другой стороны, существуют методы прогнозирования продаж и их компьютерная реализация, которые, как мы знаем, не всегда достаточно точны. И, по сути, вопрос для среднего торгового бизнеса стоит так: «Хороший товаровед против хорошего компьютерного метода прогнозирования». Для малого бизнеса этот вопрос даже не ставится, поскольку товароведов там нет – их функции выполняют менеджеры по направлениям или даже продавцы.
В то же время каждый понимает, что погрешность прогноза в 10% для розничного магазина – совсем не то, что для опта. Значит, можно выдвигать не столь высокие требования к точности программы прогнозирования и подобрать для себя не очень дорогой ее вариант. На определенном этапе она позволит заменить товароведа, экономя на зарплате. Это и есть компьютеризация. А вот если бы система определенным образом подготавливала информацию для принятия решения человеком, это была бы автоматизация.
Большая проблема для каждой торговой компании – пересортица. Она возникает, и когда накладные выписывают от руки, и когда есть программа учета на складе. Каждый раз после инвентаризации начинаются детективные расследования, которые отбирают массу времени и нервов. И обычно выясняется, что кто-то выписал расходную накладную задним числом. В день, на который она выписана, товар на складе был, но никто не посмотрел, что к моменту оформления документа его уже продали.
Интересно, что практически все программы складского учета этим грешат! Разработчики традиционно объясняют, что «должна быть культура учета!» Хотя, казалось бы, наступив на эти грабли пару раз, можно бы подумать о том, чтобы всякий раз, прежде, чем делать расход, программно проверять наличие товара и на дату расхода, и на момент выписки накладной. По крайней мере, такую задачу при внедрении совсем нелишне поставить. А будет ли это автоматизацией учета или компьютеризацией выписки накладных, не столь важно. Главное, что благодаря такой доработке компания сможет экономить и время, и зарплату, загружая персонал более полезным трудом, чем поиски причин возникновения недостач и излишков.
Понятно, что чем больше компьютеризированы процессы проверок и принятия решений, тем меньше компания тратит на оплату труда персонала. И больше экономит времени и нервов, поскольку большое количество людей в цепочке принятия решений повышает вероятность ошибок или подтасовок.
Из всего этого можно сделать вывод, что мы в основном напрямую экономим при компьютеризации, когда решения по логистике принимаются автоматически. Хотя система учета и управления в целом остается при этом автоматизированной – она работает на обеспечение правильности принятия решений людьми. И в этом случае появляется еще и косвенная экономия.
Логистика – враг анархии?
Учиться экономить деньги, время и силы вынуждает торговые компании сама жизнь, точнее, растущая конкуренция на рынке. Значит, от компьютеризации и автоматизации никуда не деться. А чтобы компьютеризировать бизнес-процесс посредством бизнес-логики, нужно сначала описать (на языке ИТ-специалистов – формализовать) бизнес-правила – порядок проведения действий над полученной информацией. Это описание и становится отправной точкой для написания программы или ее куска, чтобы компьютеризировать или автоматизировать часть логистики на (например, в учете и оптимизации остатков на складе).
И хотя кого-то пугают наукообразные термины, на самом деле речь идет об очень простых, можно сказать, элементарных вещах. Анархию в учете и управлении надо заменить строгими правилами и неукоснительно контролировать их соблюдение. Причем не только с помощью компьютерной программы, но и организационными мерами. Это и есть начало компьютеризации и автоматизации. А в конечном итоге можно будет обрабатывать данные не только для отчетов, но и для анализа. Ведь логистика призвана оптимизировать процессы, а анализ для этого – первое дело.
И заметьте: речь не идет о программном комплексе стоимостью 40 тыс. американских рублей. Небольшой торговой фирме вполне подойдут проверенные практикой нашего рынка решения за $700 долларов, включающие учет, контроль, бизнес-анализ и элементы логистики, вплоть до прогнозирования продаж! Да, точность прогнозирования при этом не будет очень высокой, но мы ведь помним «принцип допустимого промаха».
Вот и получается, что основная проблема использования современных технологий в малых и средних торговых предприятиях в нашей стране – не в толщине кошельков, а в головах руководителей и владельцев бизнесов. Уж очень трудно дается наведение элементарного порядка в учете и управлении! Возможно, именно поэтому с таким трудом доходит до адресатов и информация о преимуществах программных продуктов и их окупаемости. Если полтора десятка лет назад говорили о компьютерной безграмотности, то сейчас скорее нужно вести речь о ликвидации безграмотности управленческой.
Сложная ситуация на рынке, падение объемов продаж и маржинальности торгового бизнеса – лучший повод для того, чтобы начать наводить порядок на своей фирме: описывать бизнес-правила, получать хорошую бизнес-логику, анализировать и оптимизировать бизнес-процессы. Это поможет компании удержаться на плаву в то время, когда множество предприятий, не желающих ломать себе голову c логистикой, продолжают исчезать с рынка.