Учет на телефоне для управления бизнесом

Определение автоконтроля. Автоконтроль- это задание сравнивать учетные данные с указанными вами значениями разово или повторяться с указанной частотой. Контролировать можно приход, расход, остаток на месте учета, взаиморасчеты, сумма отгрузки(продажи) за период,остатки+план поступления, остатки-план отгрузки, сумма продаж вообще и поступление(приход) дефицита. Последнее относится к производству или строительству. Контролировать можно не только конкретно указанное наименование, но и то, что перечислено в табличной части документа. Период проверки- это срок жизни задания (начало и конец задаются как датой, так и временем), за период проверки автоконтроль может сработать один раз в конце периода или повторяться несколько раз. Например, каждый час или каждых 4 недели.

Пример 1. Положим, что сейчас 1 января. Определим, что в период с 01.01 по 31.12 проверяются остатки на складе чего-то. Остатки сравниваются с 10. Как только остаток становится равным 0, присылается сигнал, который зададим так "Достигнут минимальный остаток ...наименование... на складе. Пора пополнить". Периодичность проверки зададим 1 сутки. Т.е. раз в сутки, начиная с 1 января, будет проверяться остаток заданной позиции на складе. Если остаток станет равен или меньше 10, то тому, кто создал задание автоконтроля, будет присылаться сигнал "Достигнут минимальный остаток ...наименование... на складе. Пора пополнить".

Пример 2. Положим, что мы оплатили поставку товара на сумму 1 т.р. Определим, что в период с 01.04 по 30.04 товар должен поступить. Взаиморасчеты при оплате становятся равными 1т.р. (т.е. долг нам). Как только товар будет поставлен, взаиморасчеты станут равными 0. Так и настраивается сигнал. Период проверки с 01.04 по 4.05. Проверяются взаиморасчеты и сравниваются с 0. Проверку произведем однократно в конце периода, т.е. 4 мая. Если взаиморасчеты больше 0, то укажем выслать сигнал "поставщик такой-то" не отгрузил предоплаченный товар".

Пример 3. Положим, что мы отгрузили товар на сумму 1 т.р. Определим, что в период с 01.04 по 30.04 товар должен быть оплачен. Известно, что взаиморасчеты при оплате становятся равными 1т.р. (т.е. долг нам). Как только товар будет оплачен, взаиморасчеты станут равными 0. Так и настраивается сигнал. Период проверки с 01.04 по 4.05. Проверяются взаиморасчеты и сравниваются с 0. Проверку произведем однократно в конце периода, т.е. 4 мая. Если взаиморасчеты больше 0, то укажем выслать сигнал "клиент такой-то" задержал оплату товара".

Пример 4. Положим, что нам оплатили товар в кол-ве N. Определим, что в период с 01.04 по 30.04 товар должен быть отгружен. Настраивается сигнал. Период проверки с 01.04 по 4.05. Проверяется расход, сравниваем с N. Проверку произведем однократно в конце периода, т.е. 4 мая. Если отгрузка меньше N, то укажем выслать сигнал "клиенту такому-то отгружен не весь товар".

Примечание. В примерах указано "товар такой-то", "клиент такой-то". В сигнале не надо указывать наименования, так как можно настроить ссылку на справочник и в сообщении, которое будет отправлено через Телеграм, будет вставлено наименование из справочника и это будет являться ссылкой. При нажатии на эту сстылку (с наименованием) откроется элемент справочника из учета.

Пример с дефицитом. Когда речь идет о дефиците, то где-то должны быть определены потребности и место, где они возникают. Если какого-то материала меньше, чем надо, то он в дефиците. Положим, что имеется документ Изготовление (вместо номера знак ?, т.е. документ не активный или не проведен), где в табличной части перечислено, чего и сколько надо для изготовления или укомплектования. Всего, что необходимо, на участке нет. Требуется следить, когда дефицитные позиции будут поступать. Куда? Вы можете указать любое место учета. Наиболее интересно отслеживать центральный склад. Настраиваем сигнал. Место учета дополнительное (доп) указываем центральный склад, отслеживаемые наименования и потребное количество указано в табличной части документа. Открываем документ. Затем открываем меню табличной части и указываем "сигнал по табл.Изготов.". Место учета указываем участок изготовления. Место учета доп. указываем центральный склад. В настройке сигнала в качестве проверяемых позиций будет указано, что они находятся в табличной части открытого документа (документа из которого прроизводится создание сигнала). Указываем период действия проверки и периодичность их повторения. К примеру, каждый день. Каждый день будет производиться проверка и, когда на центральный склад будут поступать позиции, которые являются дефицитными для цеха,тот, кто создал задание для автоконтроля, будет получать сигнал, что пришло со ссылкой на документ. Остается обращаться на склад или в ПДО. Следует отметить, что автоконтроль сравнивает кол-во, указанное в документе с наличием на складе (указано было цех). Если количество меньше указанного, то проверяется приход за интервал проверяемого периода на доп. место учета ( указан центральный склад). Если приход был, то высылается сигнал. Как только дефицит был закрыт, то сигнал автоматически удаляется из автоконтроля. Если срок проверки истек, то сигнал может быть отправлен с сообщением, которое задается в сигнале. Например, "по дефицитным позициям ничего не поступало".