Учет на телефоне для управления бизнесом

Интеграция облегчает совместную работу коллектива, когда люди находятся в разных местах и не видятся друг с другом. Сообщения, отправляемые из учета, приходят от бота Телеграм, с которым надо открыть чат. Чат начинается с ввода логина и пароля пользователя учета на телефоне. Сообщения могут быть привязаны к документам, строкам в их табличной части, можно привязать к отдельному полю документа или к элементу справочника.

Важно, особенно для бухгалтерии! Когда меняются документы задним числом (за прошедший период учета), то администратору учета автоматически отсылается об этом сообщение через соцсеть. В сообщении содержится кто сделал изменение, дата и вид документа, указан измененный элемент и ссылка на документ, чтобы открыть его в учете (о роли ссылки читайте ниже). Править документы, которые уже поучаствовали в отчетности, недопустимо! Главбух недоверяет учету, который такое допускает. Но бывают ситуации, когда такое делать можно. Поэтому система не запрещает править документы задним числом, но о таком событии извешается администратор. В учете на телефоне ведется история изменений данных, поэтому можно посмотреть, что было и что стало. А можно отправить вопрос автору изменений. Таким образом, администратор учета может принять решение о допустимости или недопустимости изменений. Если документ правится или добавляется за прошлый месяц до 10-го числа (или до 20-го после нового года), то это не считается правкой учета "задним числом". Такие сроки- это стандартная практика в учете многих стран.

  Примечание. Если открыть любой документ, то нажав на наименование поля, можно получить меню, в котором одним из пунктов значится "Показать автора". Каждый раз, когда вводится или меняется значение поля, сохраняется предыдущее значение поля, а также автор, который ввел новое значение. Также фиксируется время с точностью до секунд. Таким образом, можно всегда узнать кто, что и когда менял в документе.

Важно для контроля денежных средств! Когда меняются документы, где в поле "Откуда" или в поле "Куда" присутствует в наименовании слово "касса" или "банк", то изменения в таких документах после 4 минут от их создания также вызовет отправку сообщения администратору учета. Т.е. 4 минуты после создания документа, связанного с кассой или банком, система не обращает внимание на изменения. Обычно в течении этого времени документ может еще быть в работе и изменяться. Затем любое изменение вызовет отправку сообщения администратору. Почему это важно? Были реальные случаи, когда на кассе принимали одну сумму. Отправляли документ на печать. Потом меняли сумму на меньшую. В результате, к концу дня "набегала" немалая сумма, которая отправлялась в карман кассира. Помните! Любое изменение денежных документов - уже повод насторожиться!

Примечание. Каждому пользователю учета при регистрации устанавливается уровень полномочий. Самый большой у администратора (99). Для любого документа, или его поля, можно установить такой уровень, что пользователи, имеющие уровень ниже, чем уровень документа (или поля), не смогут его редактировать, либо вообще увидеть. Правильно настроив уровни для видов документов или их полей, вы можете добиться того, что кассовые и банковские документы "лишние" глаза не увидят.

Когда потребуется выяснить какой-то нюанс, можно отправить сообщение кому-то из пользователей учета, причем задать вопрос прямо из учета на телефоне. Получатель прочитает сообщение в Телеграм и нажмет на ссылку в конце сообщения. При этом откроется необходимый документ, к которому привязан вопрос, причем в отдельном окне, не мешая текущей работе с учетом. Если сообщение привязано к документу (или его части) планируемой отгрузки (поле откуда = "мы должны отгрузить") или к документу запланируемой (ожидаемой) поставки от поставщика (поле куда = "мы должны получить"), то в сообщение автоматически будет добавлена информация о текущем состоянии поставки.

Например, сотрудник, находясь на выезде, как говорят "в поле", создал расход на заказчика, указав вместо номера документа знак вопроса ("?" -такие документы не проводятся, т.е. не оказывают влияние на остатки). Далее сотрудник отправляет сообщение из этого документа главному менеджеру о том, что есть новый заказ. Т.е. сотруднику не надо заходить в телеграм и описывать, что и где искать, а главному менеджеру нет необходимости постоянно просматривать список документов, чтобы найти новые. Главный менеджер получит сообщение в телеграм и нажав ссылку, попадет сразу в новый документ. Гл. менеджер может нажать на поле "номер док.", тем самым устанавливая очередной номер расходной накладной. Всё, расход становится активным документом, участвующим в формировании остатков на складе отгрузки. Также гл.менеджер может сформировать Excel-файл (к примеру, печатную форму накладной) и отправить ее по электронной почте гл.бухгалтеру и/или на склад для отгрузки. Пока сотрудник "в поле" движется дальше, на фирме начинается работа по обслуживанию клиента.

Отправку сообщения можно отложить, указав дату и время, когда сообщение должно быть доставлено получателю. Кстати, сообщение можно отправить самому себе. Удобно, чтобы делать напоминания. Например, планировать звонки клиентам.

Если отложена отправка сообщения для документа планирования (приход, где в поле "куда" установлено значение "нам должны поставить", или расход, где в поле "откуда" установлено значение "мы должны отгрузить"), то СМС в назначеную дату и время будет содержать не только текст сообщения, но и перечисление недополученного или недоотгруженного. Если же такой список велик, то будет просто указано кол-во позиций.

Например, есть документ Приход, где в поле Откуда указано "ООО Электроприбры", а в поле Куда указано "нам должны поставить". Документ датирован 15.03.2022. В документе указана одна строка "Лампа LED 5вт" в кол-ве 10 шт. Положим указано, что 25.03.2022 надо отправить СМС по этому документу с текстом "напоминание о контроле прихода" (или любым иным, кроме "все"). Положим, что до 25-го от поставщика пришло 7 ламп. Тогда 25.03.2002 через Телеграм будет отправлено сообщение, что с 15.03.2022 недополучено 3 лампочки. В сообщении будет ссылка, нажав на которую, вы сразу попадаете в документ планирования. Если вы получите все 10 ламп, то сообщение вообще не придет, так как повода беспокоиться нет.

Кроме того, имеется система сигнализации по событиям учета! События разнообразны: приход, расход, остатки, продажи и закупки, дефицит. При этом события могут контролироваться и по ТМЦ и по разным местам учета, как по фирме или по контрагентам. События контролируются в задаваемый период времени. Сигналы по событиям могут проверяться и выдаваться однократно или многократно с определяемым в настройках сигнала периодом. В зависимости от настроек, выдается сигнал как на выполнение условия события, так и при том, что событие так и не произошло за заданный период. Сигналы по событиям создает пользователь учета сам для себя. Примером сигнала может быть достижение минимального остатка товара на складе или приход на центральный склад материала, который в цеху является дефицитным. Сигналы являются мощным инструментом автоматизации управления. К примеру, ваш клиент сказал, что мог бы приобрести товар, которого на складе сейчас нет, но все зависит от цены. Причем это совсем не срочно, просто попросил сообщить цену, когда товар прийдет. Вы можете настроить сигнал на приход этого товара и в поле "дополнительно" выбрать этого покупателя из справочника. Период контроля для сигнала, положим, вы задали полгода, так как товар привозят нечасто. Если в течении полугода товар не придет, то вы можете указать в сигнале сообщение на этот случай, а если придет, то иное сообщение. При наступлении события, т.е. приходе товара (или если товар так и не поступит) вы получите сообщение в Телеграм, где будут ссылки на товар и на этого клиента. Например, "надо сообщить цену". Нажав на товар из сообщения, вы попадете в учет, где в справочнике будет нужный товар и там можно посмотреть учетную цену склада и автоцену реализвции, если наценка была задана. Нажав на ссылку клиента из мообщения, вы попадете в учет, где в справочнике будет клиент, а если для клиента указаны телефон или месенжеры, можно простым нажатием позвонить ему.